如何申請國科會經費出席國際學術會議

研究生專屬管道與計畫經費項下編列,適用對象與核銷規則不同,本文逐一說明。

出席國際學術會議所需的機票、註冊費與住宿費用不低,國科會提供兩條不同的補助管道,適用對象與申請方式並不相同。如何申請國科會經費出席國際學術會議,關鍵在於先判斷自己屬於哪一種身分——在學研究生,或執行專題研究計畫的教師與研究人員。

管道一:補助國內研究生出席國際學術會議

國科會設有專門的「補助國內研究生出席國際學術會議」方案,開放在學研究生申請,不需仰賴指導教授的專題研究計畫經費。申請須透過國科會「學術研發服務網」線上系統提出,並檢附論文被接受發表之證明文件;若申請時尚未取得接受證明,須註明將補送,且最遲應於會議舉行首日四週前送達國科會。學校端有彙送截止日的規定,通常是會議所屬月份前一個月的月初,逾期不受理,因此務必提早向所屬系所或研究生事務單位確認校內截止時間,不要只看國科會端的最終期限。

管道二:專題研究計畫的國外差旅費項下申請

對已執行國科會專題研究計畫的教師與研究人員而言,出席國際會議的差旅費用,可編列於計畫的「國外差旅費」項下。依相關核銷規定,計畫主持人出國若屬「出席國際會議」,原則上應具備發表論文、專題演講或擔任會議主持人等身分,才符合核銷規定;若非上述身分,但該會議確實是該領域重要國際會議,仍可敘明理由專函報請國科會同意後核銷。這代表單純「參加」會議而無發表或主持角色,原則上不適用一般的會議差旅費編列,需要額外的個案審認程序。

兩種管道的共同核銷規則

無論透過哪一種管道申請,機票補助原則上以「由國內至會議地點最直接航程」的經濟艙票價為限,且須搭乘本國籍班機,若因故無法搭乘則須另外申請核准改搭外國籍班機。日支生活費則依會議舉辦地點公告的每日生活費數額核銷,若主辦單位已提供膳宿或現金津貼,應從日支生活費中扣除,避免重複請領。研究生管道另規定,若因重度身心障礙需要隨行看護,經核准可額外補助一名看護人員的來回經濟艙費用。

申請與核銷的時程提醒

研究生管道要求受補助人應於返國後(或會議結束)15天內完成出國報告,並向所屬系所辦理經費核銷;逾期未辦理,系統會定期發出通知提醒。補助款項屬專款專用,不得由他人代為出席、改參加不同會議,或挪作其他用途,若計畫有變更(如會議日期異動),須事先透過線上系統申請變更並經核准,未經核准逕自變更可能影響核銷。

實務建議:提早確認身分別對應的申請管道

在學研究生若指導教授的專題研究計畫經費有限,優先申請研究生專屬的會議補助管道,通常更直接、不占用計畫經費;教師與研究人員則應在規劃會議差旅時,同步確認自己在會議中的角色(發表人、主持人或受邀講者),以符合核銷規定。Editverse臺灣的NSTC研究計畫服務,協助研究者釐清申請管道與所需文件準備。

結語

國科會的國際會議差旅補助分為研究生專屬管道與計畫經費項下編列兩種,適用對象與核銷規則不同。及早確認自己的身分別、準備好論文接受證明,並留意校內與國科會兩層截止時程,是順利取得補助的關鍵。

參考資料

  • 國家科學及技術委員會. 補助國內研究生出席國際學術會議. 網址:nstc.gov.tw

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